Le Bureau national de la certification en hygiène dentaire (BNCHD) est l’organisme responsable du développement, de l’administration, de la notification et de la communication des résultats de l’Examen de certification nationale en hygiène dentaire (ECNHD). L’ECNHD a été mis sur pied pour établir que les candidats et candidates qui ont réussi à l’examen possèdent les connaissances, les aptitudes, les habiletés, les attitudes et le jugement reliés à l’hygiène dentaire qui sont attendus d’un praticien ou d’une praticienne de niveau débutant pour pratiquer de manière compétente et sécuritaire.

Le BNCHD valorise et respecte le principe de la protection des renseignements personnels incluant la sécurité de vos renseignements personnels. Les renseignements personnels fournis par les candidats ou candidates sont gardés confidentiels et ne sont utilisés qu’aux fins pour lesquels ils ont été recueillis. Le BNCHD a instauré des politiques qui se conforment aux législations fédérale et provinciales relatives à la protection des renseignements personnels : la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

Que sont les renseignements personnels ?
Les renseignements personnels sont des renseignements qui peuvent permettre d’identifier une personne. Les renseignements qui ne permettent d’identifier une personne ou qui ne peuvent être associés à une personne ne sont plus considérés comme des renseignements personnels. À titre d’exemple, les résultats d’examen non spécifiques utilisés par le BNCHD à des fins de statistiques et de sommaires de résultats ne sont pas considérés comme des renseignements personnels selon la législation relative à la protection des renseignements personnels.

Quels sont les renseignements personnels recueillis ?
Les renseignements personnels recueillis pour la gestion des demandes d’admission à l’ECNHD incluent ce qui suit : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse de courriel, date de naissance, numéro d’assurance sociale, renseignements concernant les études en hygiène dentaire, renseignements concernant l’administration de l’examen, résultats d’examen et renseignements sur le certificat, attestation de recommandation (seulement pour les étudiants et étudiantes des programmes en hygiène dentaire agréés par la Commission sur l’agrément dentaire du canada – CADC – ou par l’American Dental Association Commission in Dental Accreditation – ADA/CODA), copie notariée du diplôme ou du certificat en hygiène dentaire, relevé officiel des notes et deux photographies de format passeport.

Pour la gestion des demandes d’arrangements spéciaux pour l’examen, les renseignements personnels recueillis en plus des renseignements personnels fournis lors de la demande d’admission incluent ce qui suit : nature de l’invalidité, arrangements spéciaux requis pour l’examen, documents relatifs aux besoins reliés à l’invalidité, formulaire de déclaration du candidat ou de la candidate et documents afférents.

Les renseignements personnels recueillis pour la gestion des demandes d’admission à l’examen et l’évaluation des crédits scolaires des personnes diplômées de programmes en hygiène dentaire non agréés par la CADC ou la ADA/CODA incluent ce qui suit : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse de courriel, renseignements sur l’éducation en hygiène dentaire – liste des établissements scolaires, copie notariée des documents de changement de nom légal – si applicable, preuve d’enregistrement ou permis d’exercer obtenu d’un organisme de réglementation en hygiène dentaire ou lettre d’admissibilité à l’enregistrement ou à l’obtention d’un permis d’exercer en hygiène dentaire dans le pays (juridiction) où le programme d’éducation en hygiène dentaire a été complété, copie notariée du diplôme ou certificat en hygiène dentaire, relevé officiel des notes, plan de cours détaillé officiel, rapport d’évaluation des crédits scolaires et traductions littérales certifiées notariées – si applicable.

Des renseignements personnels non inclus dans cette section de la politique concernant la protection des renseignements personnels peuvent être recueillis pour gérer des demandes d’autres services offerts par le BNCHD.

Quel est le but de recueillir des renseignements personnels ?
Le BNCHD recueille des renseignements personnels pour traiter certaines demandes telles que l’admissibilité d’une personne à l’ECNHD et pour coordonner certaines activités reliées à l’administration de l’ECNHD, à la préparation des certificats, à la facilitation de l’enregistrement ou de l’obtention d’un permis d’exercer des candidats ou candidates qui ont réussi à l’examen et autres services pertinents offerts par le BNCHD.

Est-ce que le BNCHD divulgue les renseignements personnels ?
Le BNCHD divulgue les renseignements personnels nécessaires à ses fournisseurs de services, incluant : l’agence d’évaluation – pour l’administration, la notation et la révision de la notation de l’examen ; aux surveillants et surveillantes de l’examen – pour l’administration de l’examen aux centres d’examen répartis dans différentes régions du Canada ; au graphiste – pour la production des certificats ; aux organismes de réglementation en hygiène dentaire qui exigent le certificat du BNCHD pour l’enregistrement – nom et numéro de certificat des candidats et candidates qui ont réussi à l’examen ; au Comité de révision du BNCHD – pour l’enquête et le traitement de demandes de révision formelle par des candidats ou candidates ayant échoué à l’examen qui seraient reliées à des irrégularités qui se seraient produites lors de l’administration de l’examen ; au comité de candidatures du BNCHD – pour l’évaluation des crédits scolaires des personnes diplômées de programmes en hygiène dentaire non agréés pour déterminer si elles sont admissibles à l’ECNHD.

Il est nécessaire d’utiliser vos renseignements personnels dans le cadre des activités reliées à votre demande. Les renseignements personnels fournis par ou au nom des candidats et candidates sont gardés confidentiels et ne sont utilisés que par le BNCHD et ses fournisseurs de services.

Si vous choisissez de ne pas communiquer vos renseignements personnels au BNCHD ou de ne pas permettre au BNCHD de divulguer vos renseignements personnels à ses fournisseurs de services, le BNCHD ne sera pas en mesure de traiter votre formulaire de demande d’évaluation ou votre formulaire de demande d’admission ou toutes autres demandes pertinentes.

Que dois-je faire si mes renseignements personnels ne sont pas exacts ?
Dans le cas où vous pensez que les renseignements personnels que nous avons dans votre dossier puissent ne pas être exacts, veuillez nous en aviser par écrit et nous réviserons votre dossier. Toute erreur que nous aurions pu faire sera corrigée et toutes les personnes à qui nous avons fourni ces renseignements en seront informées. Veuillez noter que nous ne pouvons garantir la sécurité des renseignements personnels envoyés par courriel.

Comment la sécurité des mes renseignements personnels peut-elle être assurée ?
Le BNCHD applique, sur une base quotidienne, des mesures de sauvegarde de vos renseignements personnels, incluant ce qui suit :

• Les membres des comités, les fournisseurs de services et leur personnel ont conclu des ententes de confidentialité avec le BNCHD.
• Le personnel est formé pour recueillir, utiliser, divulguer ou à mettre en mémoire des renseignements personnels en se conformant à notre politique relative à la protection des renseignements personnels.
• Les renseignements personnels sur papier sont rangés dans des classeurs verrouillés.
• Nos ordinateurs sont protégés par mot de passe et notre réseau est protégé par un coupe-feu (firewall).
• Les renseignements sur papier sont expédiés par la poste ou par des entreprises de messagerie reconnues.
• Le courrier électronique est transmis par une ligne directe.
• Etc.

Pendant combien de temps mes renseignements personnels seront-ils gardés au dossier ?
Certains de vos renseignements personnels sont gardés au dossier indéfiniment au cas où nous aurions besoin de vérifier votre statut d’admissibilité à l’examen, votre statut de certification auprès du BNCHD, etc. Les autres renseignements personnels sont détruits de la façon suivante : déchiquetage des papiers contenant des renseignements sur papier ou suppression des fichiers électroniques contenant des renseignements personnels ; de plus, lorsque nous envoyons un ordinateur au rebut, nous reformatons le disque dur.

Puis-je voir les renseignements personnels que le BCNHD garde à mon dossier ?
Vous avez le droit de voir les renseignements personnels que nous avons dans votre dossier. Pour voir le contenu de votre dossier personnel, vous devez présenter une demande écrite avec une preuve de votre identité. Des copies des documents demandés qui sont dans votre dossier vous seront envoyées. Veuillez noter que le BNCHD charge des frais selon un système de recouvrement des frais pour ce type de demande.

À qui dois-je faire part de mes préoccupations ou de mes questions concernant la politique sur la protection des renseignements personnels du BNCHD ou sur la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques ?
Notre gestionnaire des renseignements personnels est Doris Lavoie, caé, directeur général du BNCHD. Pour toutes questions que vous pourriez avoir concernant notre politique sur la protection des renseignements personnels, vous pouvez vous adresser à notre gestionnaire des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent en cliquant ici.

Si vous désirez faire une plainte formelle au sujet de nos mesures de protection des renseignements personnels, vous pouvez le faire par écrit auprès de notre gestionnaire des renseignements personnels. Le gestionnaire des renseignements personnels examinera la nature de votre plainte et une réponse écrite contenant la décision formelle et les raisons de cette décision vous sera envoyée dans les trente (30) jours suivant la réception de votre plainte.

Le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée du Canada supervise l’application de la législation relative à la protection de la vie privée dans le secteur privé. Le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée peut être joint :

Par téléphone : (613) 995-8210 Sans frais : 1-800-282-1376
Sur le site Web : www.privcom.gc.ca
Par la poste : 112 Kent Street
Ottawa, Ontario
K1A 1H3